Proforma ve siparişler, fabrika ödemeleri, konteyner planı, navlun teklifleri, sevkiyat ve belgeler aynı ithalat dosyasında birbirine bağlı ilerler.
Her müşteri ya da ithalat programı için bir dosya açılır. Süreç şeridi, kapsam kullanımı, yaklaşan ödemeler ve bekleyen kararlar ilk sekmede toplanır.
Tedarikçi fabrikaların iletişim, liman, yükleme ve banka bilgileri dosyada tutulur. Bilgiler fabrikaya gönderilen Türkçe, İngilizce ya da Çince bilgi formuyla doğrudan toplanabilir.
Proforma numarası, ürün kalemleri, koli, hacim ve ağırlık sipariş bazında kaydedilir. Üretim durumu ve güncel hazır olma tarihi izlenir.
Fabrika depozito ve bakiye ödemeleri, navlun faturaları ve hizmet bedeli tek takvimde görünür. Vadesi yaklaşan ve geçen ödemeler işaretlenir.
Hazır siparişler bir ya da birden fazla fabrikadan aynı konteynere planlanır. Doluluk ve yerleşim 3B olarak görülür; plan müşterinin onayına gönderilir.
Rota, konteyner tipi ve hazır olma tarihiyle forwarder’lardan teklif istenir. Gelen teklifler navlun, yerel masraf, transit süre ve geçerlilik bakımından yan yana karşılaştırılır.
Konteyner, gemi, sefer, ETD ve ETA bilgileri sevkiyatta tutulur; ilk ETA’ya göre gecikme hesaplanır. Takip servisi bağlanırsa konteyner olayları otomatik güncellenir.
Ticari fatura, çeki listesi, konşimento ve diğer belgeler sevkiyata bağlanır. Eksik belgeler fabrikadan e-posta ya da WhatsApp ile istenir ve gelene kadar hatırlatılır.
Miktar değişikliği, navlun seçimi, ek maliyet ya da iptal gibi kararlar müşterinin onayına sunulur. Karar, tarih ve not dosyada kayıtlı kalır.
Operasyon raporu PDF olarak hazırlanır; seçilen gün ve saatte e-posta ya da WhatsApp ile gönderilir.
Müşteriniz sevkiyatlarını, siparişlerini, belgelerini ve ödemelerini kendi portalında görür; planları ve kararları portaldan onaylar.
Raporlar, ödeme hatırlatmaları ve belge talepleri e-posta ve WhatsApp ile gönderilir. Resmi WhatsApp Business API entegrasyonu üzerinde çalışıyoruz.
Proforma faturalar ve ödeme dekontları yapay zekâ ile okunur; okunan alanlar kaydedilmeden önce sizin kontrolünüzden geçer.
Yazılımı kendi ekibinizle kullanabilir ya da operasyonun ITOS’u bilen bir ekip tarafından yürütülmesini isteyebilirsiniz.
